Planowy charakter kontroli ZUS i wstępna analiza ryzyka

Kontrola ZUS ma charakter planowy, co oznacza, że jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli. Zgodnie z planem działalności ZUS na 2017 r., celem ZUS jest aby na koniec 2017 roku co najmniej 70% płatników składek zatrudniających co najmniej 21 ubezpieczonych było przedmiotem kontroli ze strony Inspektorów ZUS w ciągu ostatnich 5 lat.
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, od dnia 1 stycznia 2017 r. kontrole ZUS są wszczynane po tzw. wstępnej analizie ryzyka. Specjalny algorytm wykorzystujący dane z Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS wskazuje podmioty do kontroli, w których ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości i naruszenia prawa jest największe. Przedsiębiorcy nie będą już typowani do kontroli w sposób przypadkowy, więc można się spodziewać, że wzrośnie skuteczność kontroli powadzonych przez Inspektorów ZUS.
Charakterystyczne dla przebiegu kontroli ZUS jest to, że dla każdego pracownika prowadzone jest odrębne postępowanie. Oznacza to, że prowadzenie takich sporów jest trudne nie tylko ze względu na złożoną materię prawną, ale również ze względu na masowość spraw, co skutkuje koniecznością prowadzenia nawet kilkuset osobnych sporów.

Jakie są trendy w kontrolach ZUS?

Samozatrudnienie

ZUS często kontroluje zasadność współpracy przedsiębiorców z osobami korzystającymi z tzw. samozatrudnienia. Wypychanie pracowników na kontrakty oznacza niższe koszty związane z zatrudnieniem, jak również korzyści dla pracownika (możliwość ryczałtowego rozliczania PIT, niższe składki na ZUS). W tym zakresie, Inspektorzy ZUS dążą do przekwalifikowywania przypadków samozatrudnienia na stosunek z umowy o pracę, w sytuacji, gdy okoliczności współpracy są charakterystyczne dla stosunku pracy.

Przejęcie pracowników przez firmy zewnętrzne

Kolejnym obszarem, który Inspektorzy ZUS kontrolują jest przejmowanie pracowników przez firmy zewnętrzne. Przedsiębiorcy korzystający z tego typu optymalizacji, ponoszą zwiększone ryzyko wynikające z nieskutecznego przejścia pracowników i niesolidności podmiotu przejmującego tych pracowników, w tym z tytułu obowiązku regulowania składek na ubezpieczenie społeczne.

Umowy o dzieło

Umowa o dzieło jest aktualnie jedną z nielicznych umów cywilnoprawnych, które jeszcze nie podlegają oskładkowaniu ZUS. Przedsiębiorcy chętnie wykorzystują tę formę współpracy, mimo że okoliczności zawarcia umowy często wskazują, że powinna zostać zawarta umowa zlecenie lub umowa o świadczenie usług. Inspektorzy ZUS w trakcie kontroli szczegółowo weryfikują wskazane kryteria i badają, czy zawarcie w danych okolicznościach umowy o dzieło było zasadne i nie służyło wyłącznie uniknięciu płacenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Oskładkowanie świadczeń przyznanych z ZFŚS

W trakcie kontroli, ZUS może kwestionować prawo do zwolnienia świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) przyznanego pracownikowi i żądać ich uregulowania wraz z odsetkami. Aby dane świadczenie sfinansowane ze środków ZFŚS było zwolnione z oskładkowania musi zostać wydatkowane na działalność socjalną, a jego wysokość musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Pracodawcy często zapominają o badaniu sytuacji socjalnej każdego uprawnionego a konsekwencji ZUS odmawia prawa do zwolnienia tych świadczeń z oskładkowania i uznaje je jako dodatkowy element wynagrodzenia danego pracownika.

Jak można się zabezpieczyć przed kontrolą ZUS?

Jednym ze sposobów na zabezpieczenie się przed negatywnymi konsekwencjami kontroli ZUS jest uzyskanie pisemnej interpretacji przepisów z zakresu prawa ubezpieczeń społecznych. Interpretacja może dotyczyć wyłącznie tych przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę będącego wnioskodawcą daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Wydana w danej sprawie interpretacja jest wiążąca dla ZUS co gwarantuje ochronę dla płatnika składek w przypadku zastosowania się przez niego do jej treści.
Interpretacje wydawane przez ZUS mają postać decyzji, od której przysługuje odwołanie w przypadku, gdy przedsiębiorca nie zgadza się z interpretacją organu. Należy pamiętać, że przedsiębiorca nie ma obowiązku zastosowania się do interpretacji organu, jednakże w takim wypadku w razie kontroli ZUS nie przysługuje mu żadna ochrona.

Jak wygląda kontrola ZUS?

W czasie kontroli Inspektorzy ZUS mają prawo badać, czy płatnicy składek (przedsiębiorcy) wywiązują się z nałożonych na nich obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. W szczególności Inspektorzy ZUS mogą badać czy przedsiębiorcy prawidłowo ustali podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz wysokość samych składek, a także czy prawidłowo ustalili prawo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Doręczenie zawiadomienia / upoważnienia do przeprowadzenia kontroli

W przypadku przedsiębiorców wszczęcie kontroli poprzedzone jest doręczeniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. W takim wypadku kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż 7 dni i nie później niż 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Inspektorzy ZUS wszczynają kontrolę w wyżej wskazanym terminie po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Protokół z kontroli
Wyniki przeprowadzonej kontroli, w tym stwierdzone w jej trakcie nieprawidłowości, Inspektorzy ZUS opisują w protokole kontroli. Przedsiębiorca ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu zgłosić pisemne zastrzeżenia odnośnie do jego ustaleń a także wskazać na stosowne dowody potwierdzające jego stanowisko. W razie zgłoszenia przez przedsiębiorcę zastrzeżeń, Inspektorzy ZUS są zobowiązani ustosunkować się do nich i zawiadomić o tym kontowanego a w razie potrzeby przeprowadzić także dodatkowe czynności kontrolne.

Wydanie decyzji ZUS

Zazwyczaj w przypadku stwierdzenia przez Inspektorów ZUS nieprawidłowości, wydawana jest decyzja która określa prawidłową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne wobec każdego ubezpieczonego, wobec którego stwierdzono, że podstawa wymiaru składek została określona w nieprawidłowej wysokości. Oznacza to że w przypadku, gdy ZUS zakwestionuje przyjęte przez danego przedsiębiorcę systemowe rozwiązania np. w ramach dystrybucji środków pochodzących z ZFŚS to możliwe jest że w konsekwencji ZUS wyda kilkaset albo nawet kilka tysięcy analogicznych decyzji – w odniesieniu do każdego uprawnionego.

Tryb odwoławczy

Przedsiębiorcy mają prawo odwołać się od decyzji ZUS do właściwego miejscowo sądu okręgowego w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem jednostki ZUS, która na tym etapie ma możliwość uznać argumenty wskazane przez płatnika składek w odwołaniu i zmienić swoją decyzję. W razie gdy argumenty wskazane w odwołaniu nie zostaną przez ZUS uwzględnione, sprawa trafia do sądu, który ma za zadanie merytorycznie rozpatrzyć daną sprawę. Przed sądem odwołanie rozpatrywane jest na bazie sformalizowanej procedury określonej w kodeksie postępowania cywilnego a sam ZUS reprezentowany jest przez profesjonalnego pełnomocnika.

Sąd po przeprowadzeniu rozprawy i przeanalizowaniu odwołania od decyzji ZUS może (i) oddalić odwołanie – jeżeli nie znajdzie podstaw do jego uwzględnienia albo (ii) zmienić decyzję ZUS w części lub całości – jeżeli uzna że odwołanie jest uzasadnione. Jednakże nie jest to koniec sporu, bowiem zarówno płatnik składek jak i ZUS mają prawo do wniesienia apelacji od wyroku sądu okręgowego w terminie dwutygodniowym od dnia doręczenia odpisu wyroku wraz uzasadnieniem.

Apelacja jest rozpatrywana przez sąd apelacyjny, który może utrzymać w mocy lub zmienić wyrok sądu okręgowego albo uchylić wyrok a także poprzedzającą go decyzję ZUS i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania bezpośrednio do ZUS. W przypadku utrzymana w mocy niekorzystnego dla płatnika składek wyroku albo zaniechania przez niego prowadzenia postępowania odwoławczego decyzja ZUS staje się prawomocna a w konsekwencji płatnik składek będzie zobowiązany do dokonania stosownych korekt.

<<Powrót